Come creare moduli PDF compilabili su Linux con OnlyOFFICE

Il PDF (Portable Document Format) è stato inventato molti anni fa da Adobe. Attualmente è il formato più popolare per la condivisione di informazioni grazie alla sua facilità d'uso, sicurezza, affidabilità e compatibilità con tutti i dispositivi che utilizziamo quotidianamente.

Questo formato garantisce che un file non alteri in nessun caso la sua struttura originale quando lo apriamo su, ad esempio, computer, tablet, smartphone, ecc. Inoltre, il PDF permette di aggiungere campi che altri utenti possono compilare con i caratteri richiesti informazione.

Prendendo in considerazione tutti i vantaggi sopra citati, ti daremo alcuni consigli su come creare moduli compilabili in formato PDF su Linux senza utilizzare il software Adobe. In questo post imparerai come creare un file PDF compilabile con ONLYOFFICE.

Informazioni sui moduli OnlyOffice

A partire dalla versione 7.0 della suite open source ONLYOFFICE, gli utenti possono creare e modificare moduli compilabili noti anche come OFORM. Questa funzionalità è progettata per semplificare il lavoro con documenti elettronici di vario tipo.

Ti consente di creare, modificare e co-modificare documenti con campi compilabili online o localmente sul tuo PC o laptop e inviarli ad altri utenti in modo che possano compilare i campi in un secondo momento. Pertanto, puoi risparmiare tempo durante la creazione di documenti standard ottimizzando il processo del flusso di lavoro dei documenti elettronici.

Gli OFORM si basano sui tradizionali controlli dei contenuti che puoi trovare in Microsoft Office e offrono la flessibilità dei moduli Adobe. Tuttavia, i moduli di OnlyOffice sono dotati di proprietà di campo più avanzate, il che implica un grado di personalizzazione più elevato.

Dopo questa breve introduzione passiamo dalla teoria alla pratica.

Passaggio 1: ottieni OnlyOFFICE Desktop Editors

Il modo più semplice per iniziare a creare e modificare moduli compilabili su Linux è installare OnlyOFFICE Desktop Editors. Questa suite per ufficio gratuita funziona su quasi tutte le distribuzioni Linux e può essere utilizzata anche per modificare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni.

Se disponi di un server Linux, potrebbe essere una buona idea installare OnlyOFFICE Docs, una suite per ufficio online che può essere integrata con numerose piattaforme di condivisione file e servizi DMS, come Nexcloud, ownCloud, Seafile, SharePoint, Alfresco, Confluence , Chamilo, ecc.

Sia ONLYOFFICE Desktop Editors che ONLYOFFICE sono basati sullo stesso motore e offrono la stessa interfaccia utente, quindi la creazione di moduli PDF compilabili offline non è diversa dalla procedura online.

Passaggio 2: crea un modello di modulo in OnlyOffice

Dopo aver avviato ONLYOFFICE Desktop Editors, devi creare un modello di modulo. Puoi farlo da zero facendo clic sul modello Modulo. In questo caso, nell'editor di testo si aprirà un nuovo file .docxf. Questo formato viene utilizzato in OnlyOffice per creare modelli di moduli compilabili.

Un'altra opzione disponibile è scegliere un documento .docx esistente. Fare clic su Apri file locale e selezionare il file richiesto sul disco rigido del computer o laptop. Il file verrà automaticamente convertito in .docxf.

Inoltre, puoi scaricare un modello di modulo dalla libreriaLYONOFFICE. Tutti i modelli sono disponibili gratuitamente, quindi puoi scegliere quello che ti serve.

Una volta creato un modello di modulo, sei pronto per procedere con la modifica.

Passaggio 3: aggiungi i campi del modulo e modifica le proprietà

Inserisci il testo richiesto e formattalo come preferisci. Una volta terminato il processo di modifica, è il momento di aggiungere alcuni campi che altri utenti potranno compilare in seguito. Puoi accedere a vari tipi di campi nella scheda Moduli nella barra degli strumenti in alto.

Al momento puoi aggiungere:

• Campo di testo, un campo che visualizza testo o righe di testo;
• Casella combinata, un campo che unisce le caratteristiche di un campo di testo e di un elenco a discesa;
• Elenco a discesa, un campo che visualizza un elenco di opzioni disponibili;
• Casella di controllo, un campo che indica se un'opzione è selezionata;
• Pulsante di opzione, un campo che consente di selezionare tra una serie di opzioni mutuamente esclusive;
• Immagine è un campo che consente all'utente di inserire un'immagine.

Ogni campo ha alcune proprietà che puoi modificare in modo flessibile in base alle tue esigenze. Per tutte le tipologie di campo è possibile specificare:

• Segnaposto, una casella che contiene il titolo di un campo;
• Suggerimento, una nota che aiuta gli utenti a sapere cosa devono fare, ad es. inserisci un'immagine, scegli un'opzione, inserisci il testo, ecc.

Inoltre, puoi modificare i colori del bordo e dello sfondo nonché contrassegnare i campi come richiesto. Nei campi di testo puoi anche impostare un limite di caratteri o aggiungere un pettine di caratteri.

Assicurati di aver aggiunto tutti i campi obbligatori nel documento e di aver modificato le loro proprietà.

Passaggio 4: visualizzare l'anteprima del modulo

Per visualizzare la revisione finale del modulo, apri la scheda Modulo e fai clic su Visualizza modulo. Questa opzione ti consente di vedere il modulo nello stesso modo in cui lo vedranno gli altri utenti.

Nella modalità Anteprima non puoi modificare il file ma puoi compilare i campi. Questo è ciò che gli altri utenti potranno fare quando condividi con loro il modulo PDF compilabile.

Se noti errori o qualcosa che deve essere modificato, fai di nuovo clic su Visualizza modulo per tornare alla modalità di modifica.

Passaggio 4: salva il modulo come PDF

Il passaggio finale è salvare il file .docxf come PDF. Per impostazione predefinita, puoi salvare il documento come file .oform. Questo formato è progettato per moduli pronti all'uso. I documenti Oform possono essere facilmente condivisi e compilati online.

Quando tutto è pronto, vai alla scheda File e fai clic su Salva con nome. Ti verrà offerto di scegliere un formato dall'elenco. Seleziona PDF e salva il file sul disco rigido del tuo PC o laptop.

Congratulazioni! Hai appena creato con successo un modulo PDF compilabile utilizzando ONLYOFFICE Desktop Editors. Ora puoi condividere il tuo modulo con altri utenti. Possono aprirlo con qualsiasi editor PDF o anche un browser web, compilare i campi richiesti e salvare il modulo completato come file PDF.

In questo modo, puoi creare qualsiasi documento di cui hai bisogno, ad es. contratti di vendita, accordi legali, moduli di ammissione, questionari, rapporti finanziari e così via. Scarica l'ultima versione diLYONOFFICE Desktop Editors per la tua distribuzione Linux dal sito Web ufficiale e crea moduli PDF compilabili con facilità.