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Come collaborare con i documenti utilizzando OnlyOFFICE Workspace


Se quello che vuoi è creare uno spazio di lavoro collaborativo sul tuo server Linux, le opzioni più evidenti potrebbero essere Nextcloud, ownCloud e Seafile. Queste soluzioni consentono di archiviare e condividere file in un unico posto e offrono funzionalità di sincronizzazione dei file.

Tuttavia, se non vuoi solo conservare i file ma hai anche bisogno di funzionalità di collaborazione sui documenti, è una buona idea rivolgere la tua attenzione a ONLYOFFICE Workspace. Questa piattaforma groupware è progettata sia per la gestione che per la modifica congiunta di documenti online.

In questa guida imparerai come installare ONLYOFFICE Workspace e come questa soluzione semplifica la collaborazione in tempo reale.

Cos'è OnlyOffice Workspace?

OnlyOFFICE Workspace è una piattaforma collaborativa open source che include una suite per ufficio online chiamata ONLYOFFICE Docs per documenti di testo, fogli di calcolo, moduli compilabili e presentazioni e un pacchetto di varie app di produttività.

La soluzione ti consente di creare un ambiente virtuale sicuro in cui puoi archiviare tutti i tuoi file e collaborare sui documenti in tempo reale. Inoltre, ONLYIOFFICE Workspace fornisce funzionalità di gestione dei progetti, calendarizzazione, relazioni con i clienti, gestione della posta elettronica, comunicazione online e social networking con blog, forum e bacheche di notizie.

ONLYOFFICE Workspace è uno strumento software self-hosted che può essere implementato in sede. Esiste anche la versione SaaS con diversi piani tariffari, tra cui uno per team con non più di 5 persone.

Configurazione di sistema consigliata

Prima di iniziare il processo di installazione, assicurati che il tuo sistema sia conforme a questi requisiti:

  • CPU: processore dual-core da 2 GHz o superiore.
  • RAM: almeno 6GB.
  • HDD: 40 GB di spazio libero.
  • Scambio: almeno 6 GB.
  • Sistema operativo: distribuzione Linux AMD64 con kernel v3.10 o successivo.

Installazione di OnlyOffice Workspace Community Edition

In questa guida installeremo ONLYOFFICE Workspace Community Edition, che è una versione gratuita del software che è più che sufficiente per un uso regolare.

Se hai bisogno di supporto tecnico professionale e di accesso agli editor web mobili di ONLYOFFICE, puoi optare per una versione commerciale. Tuttavia, spetta a te prendere una decisione.

Il processo di installazione è abbastanza semplice e richiede di seguire una serie di passaggi. Iniziamo!

Passaggio 1. Ottieni lo script di installazione di OnlyOffice

ONLYOFFICE Workspace è dotato di uno script di installazione per sistemi operativi basati su Linux con Docker. Lo script configura automaticamente i contenitori Docker con tutti i componenti richiesti.

Per prima cosa, devi scaricare il file di script eseguendo il seguente comando wget:

wget https://download.onlyoffice.com/install/workspace-install.sh

Dopo aver ottenuto lo script, procedere con il processo di installazione.

Passaggio 2: installa OnlyOffice Workspace

Tutte le azioni di installazione riportate di seguito devono essere eseguite con diritti di root. Per installare tutti i componenti richiesti di ONLYOFFICE Workspace, inserisci quanto segue:

bash workspace-install.sh -md "yourdomain.com"

Qui “tuodominio.com” è il tuo dominio che verrà utilizzato per il modulo ONLYOFFICE Mail. Se non desideri che venga installato il componente Mail, esegui quanto segue:

bash workspace-install.sh -ims false

Lo script di installazione verificherà la disponibilità di Docker sul tuo dispositivo e la sua versione. Se il servizio Docker non è presente o la sua versione non corrisponde ai requisiti minimi, lo script lo installerà o lo aggiornerà automaticamente.

Controlla l'elenco di tutti i parametri disponibili con questo comando:

bash workspace-install.sh -h

Passaggio 3: verifica se l'area di lavoro OnlyOffice funziona correttamente

Dopo l'installazione, devi assicurarti che tutti i componenti di ONLYOFFICE Workspace funzionino come previsto. Apri il tuo browser web e inserisci l'indirizzo IP del tuo computer nella rete locale. Non inserire localhost o 127.0.0.1 nella barra degli indirizzi.

Congratulazioni! ONLYOFFICE Workspace deve essere in esecuzione, il che indica un'installazione riuscita.

Mantieni tutti i tuoi file insieme

Tutti i tuoi file sono archiviati nel modulo Documenti. Puoi creare cartelle e sottocartelle per una migliore gestione dei documenti, copiare e spostare i file, modificarne i nomi, contrassegnarli come preferiti per un facile accesso e persino eliminarli.

Per tua comodità, puoi connettere soluzioni di archiviazione di terze parti, come Nextcloud, ownCloud, OneDrive, Google Drive, kDrive e altri utilizzando il protocollo WebDAV. In questo modo, puoi creare un unico ambiente per tutti i tuoi file.

ONLYOFFICE Workspace è dotato di un lettore multimediale, quindi puoi facilmente aprire e riprodurre quasi tutti i file audio e video grazie al supporto di tutti i formati più diffusi, inclusi MPG e AVI, MPEG, MP3, WEBP, eccetera.

C'è di più. Puoi anche archiviare foto e immagini nel modulo Documenti perché supporta BMP, JPG, JPEG, PNG, TIF e GIF. Un'altra caratteristica utile è la possibilità di aprire e visualizzare file PDF, DjVu e XPS.

Il visualizzatore integrato è facile da usare e fornisce una barra di navigazione con le miniature delle pagine. Inoltre, puoi anche archiviare libri elettronici, poiché il software supporta i formati EPUB e FB2.

Passaggio 4: condividi e collabora sui documenti

Quando si tratta di collaborazione sui documenti, ONLYOFFICE Workspace consente di condividere documenti di testo, fogli di calcolo, moduli compilabili e presentazioni con altri utenti per la creazione condivisa in tempo reale.

Puoi rendere i tuoi file disponibili per gli utenti interni del portale OnlyOffice. C'è anche un'opzione per condividere file esternamente, utilizzando un collegamento.

Quando condividi qualcosa, puoi scegliere l'autorizzazione di accesso richiesta:

  • Accesso completo
  • Revisione
  • Commento
  • Sola lettura
  • Negare l'accesso

Inoltre, sono disponibili autorizzazioni di accesso speciali: Compilazione moduli per moduli compilabili e Filtro personalizzato per fogli di calcolo.

A partire dalla versione 12.0, la piattaforma collaborativaLYONOFFICE consente una condivisione più flessibile grazie a nuove impostazioni avanzate:

  • Impossibile stampare, scaricare o copiare file (per le autorizzazioni di sola lettura e commento).
  • Non è possibile modificare le impostazioni di condivisione (per l'autorizzazione Accesso completo).

Dopo aver condiviso un file, puoi avviare il processo di collaborazione e usufruire della funzionalità di creazione condivisa di OnlyOFFICE Workspace. Ad esempio, puoi:

  • Attiva una delle due modalità di co-editing, Veloce o Rigido, con la possibilità di passare dall'una all'altra in qualsiasi momento.
  • Accetta e rifiuta le modifiche apportate da altri con la funzione Tieni traccia delle modifiche.
  • Ripristina qualsiasi versione del file utilizzando la cronologia delle versioni.
  • Rispondi ai commenti degli altri utenti e lascia i tuoi.
  • Attira l'attenzione di un particolare coautore taggandolo nei commenti.
  • Confronta diverse versioni dello stesso documento in tempo reale.
  • Invia messaggi di testo nella chat integrata.
  • Chatta con gli altri tramite il plugin Telegram.
  • Effettua audio e chiamate di alta qualità utilizzando il plug-in Jitsi.

ONLYOFFICE Workspace v12.0 ti consente inoltre di lavorare con altri utenti su server Web remoti da client WebDAV rendendo possibile la co-modifica di documenti e la gestione di file.

Passaggio 5: lavorare con i documenti in altri moduli

In ONLYOFFICE Workspace, il modulo Documenti è strettamente integrato con altri moduli, il che ti consente di semplificare le cose e aumentare la tua produttività.

Se lavori con progetti nel modulo Progetti, puoi allegare direttamente i documenti richiesti archiviati nel modulo Documenti. Devi semplicemente creare un'attività o una discussione in un progetto e aggiungere i documenti necessari per completarla con successo.

Se configuri il ONLYOFFICE Mail Server, avrai la possibilità di allegare documenti, fogli di calcolo, presentazioni e moduli compilabili alle tue e-mail. Un'altra caratteristica utile è la possibilità di inviare file direttamente tramite e-mail utilizzando il menu contestuale nel modulo Documenti, che in alcuni casi fa risparmiare tempo.

Oltre ai moduli Progetti e Posta, anche il modulo Documenti è collegato al sistema CRM integrato in cui è possibile allegare file ai profili dei clienti.

Conclusione

Utilizzando ONLYOFFICE Workspace, puoi facilmente creare un ufficio collaborativo completamente funzionale con funzionalità di collaborazione e gestione dei documenti sul tuo server Linux. La notizia migliore è che tutto questo può essere fatto gratuitamente, grazie alla disponibilità della Community Edition gratuita.