Una guida dettagliata su come lavorare con i documenti in Nextcloud

Nextcloud è una piattaforma di collaborazione sui contenuti open source che consente di creare un archivio sicuro di file con funzionalità di condivisione e sincronizzazione. Non è eccessivo dire che Nextcloud è una soluzione ideale per la gestione dei file, poiché questa piattaforma ti consente di condividere file e cartelle sul tuo computer e di sincronizzarli istantaneamente con il tuo server Nextcloud.

Tuttavia, Netxcloud non è adatto solo per foto e file multimediali. Questa piattaforma ha molto da offrire quando hai a che fare con documenti d'ufficio. Questo articolo ti insegnerà come lavorare con i documenti nella tua istanza Netxlcoud.

Organizza un cloud storage centralizzato

Con Nextcloud puoi creare un comodo ambiente di archiviazione in cui conservare e gestire tutti i tuoi documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni. Puoi caricarli manualmente oppure importare file di Office da archivi di terze parti installando le app corrispondenti dall'app store integrato.

Ad esempio, è possibile integrare Dropbox, OneDrive e Google Drive. Pertanto, puoi importare i tuoi documenti d'ufficio e altri dati nell'archivio Netxcloud.

Gestisci i documenti con facilità

Nextcloud ti consente di gestire i documenti in diversi modi. È possibile creare cartelle e sottocartelle per conservare separatamente documenti di diverso tipo. Ad esempio, puoi creare una cartella per le presentazioni e una per i fogli di calcolo. Inoltre, puoi facilmente rinominare, copiare o spostare i file di Office scegliendo l'opzione richiesta dal menu contestuale quando fai clic con il pulsante destro del mouse su di essi.

Per accedere rapidamente ai documenti necessari, puoi contrassegnarli come preferiti. Quando hai bisogno di lavorare con loro, fai semplicemente clic sull'icona Preferiti nel pannello di sinistra e vedrai tutti i documenti disponibili con questo stato.

Un'altra caratteristica utile è la possibilità di assegnare tag. Se desideri creare un tag, tutto ciò che devi fare è aprire un file tramite la vista Dettagli nel menu contestuale. Quindi digita ciò che desideri utilizzare come tag. È consentito assegnare più tag a un singolo file. Tutti i tag sono condivisi da tutti gli utenti sul tuo server Nextcloud.

Inoltre, tutti gli utenti Nextcloud possono lasciare commenti. Puoi utilizzare la visualizzazione Dettagli per aggiungere i tuoi commenti a un documento o leggere quelli lasciati da altri. I commenti sono visibili agli utenti che hanno accesso al file.

Accedi ai tuoi documenti da desktop e dispositivi mobili

Nextcloud viene fornito con il supporto completo per WebDAV, quindi puoi connetterti e sincronizzarti facilmente con i tuoi documenti dallo spazio di archiviazione Nextcloud tramite questo protocollo. Puoi connetterti a dispositivi Linux, Windows e macOS, nonché ad app mobili per Android e iOS.

Una volta connesso, puoi sincronizzare il tuo PC desktop o smartphone con il tuo server Nextcloud. Ciò è particolarmente utile quando sei costantemente in movimento e devi accedere ai tuoi documenti da luoghi diversi.

Condividi documenti con altri

Ciò che rende eccezionale Nextcloud sono le sue funzionalità per la condivisione sicura dei file. Come utente Nextcloud, puoi condividere file e persino cartelle con collegamenti pubblici, altri utenti e gruppi, cerchie e conversazioni Talk.

Quando condividi un documento, un foglio di calcolo o una presentazione, puoi consentire la modifica del file con le soluzioni di editing collaborativo di Nextcloud, come OnlyOFFICE.

Ulteriori opzioni di condivisione per i file di Office sono:

• Nascondi download: questa opzione rimuove il pulsante di download rendendo impossibile scaricare il file.
• Protezione con password: questa opzione ti consente di impostare una password.
• Imposta data di scadenza: questa opzione disabilita automaticamente la condivisione in un giorno fisso.
• Nota per il destinatario: questa opzione ti consente di inviare un messaggio al destinatario.
• Annulla condivisione: questa opzione è progettata per ripristinare la condivisione.
• Aggiungi un altro collegamento: questa opzione consente di creare vari collegamenti pubblici con diritti diversi.

La condivisione interna è disponibile anche in Nextcloud.

Crittografa i tuoi documenti

Se gestisci informazioni riservate, troverai sicuramente utile questa funzionalità. Il fatto è che Nextcloud viene fornito con un'app di crittografia lato server. Quando lo abiliti, tutti i tuoi file Nextcloud vengono automaticamente crittografati sul lato server.

L'app di crittografia utilizza i tuoi dati di accesso come password per la tua chiave di crittografia univoca, quindi non devi fare nulla. Accedi alla tua istanza Nextcloud e gestisci i tuoi documenti d'ufficio come fai normalmente. Non dimenticare che puoi modificare la tua password in qualsiasi momento.

Puoi abilitare la crittografia lato server nelle impostazioni di amministrazione.

Modifica e collabora ai documenti con OnlyOffice

Nextcloud si integra facilmente con alcune suite per ufficio consentendoti di creare e modificare documenti d'ufficio online. Una delle migliori soluzioni è OnlyOFFICE Docs, un pacchetto per ufficio open source per la modifica e la collaborazione di documenti online. Una volta integrato, ONLYOFFICE Docs consente di modificare file DOCX, XLSX, PPTX, CSV e TXT nonché di visualizzare PDF.

Con questa suite per ufficio online, puoi collaborare con altri utenti Nextcloud in tempo reale. A questo scopo, ONLYOFFICE Docs fornisce una serie completa di funzionalità collaborative, tra cui due modalità di co-editing (Fast e Strict), controllo della versione e cronologia delle versioni, tracciamento delle modifiche, commenti, menzioni degli utenti e comunicazione tramite la chat integrata.

La collaborazione sui documenti in tempo reale è anche possibile tra varie istanze Nextcloud federate connesse a un singolo OnlyOFFICE Document Server (ONLYOFFICE Docs).

Leggi questa guida per scoprire come integrare OnlyOffice Docs con Nextcloud.

Crea e compila moduli online

Oltre ai tradizionali documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni, ONLYOFFICE Docs ti consente anche di lavorare con moduli compilabili. In altre parole, puoi creare, modificare e collaborare su documenti con campi compilabili. Questi campi possono essere di diverso tipo. Ad esempio, campi di testo, pulsanti di opzione, elenchi a discesa, caselle di controllo, caselle combinate e immagini.

Quando crei un modulo compilabile, puoi aggiungere tutti i campi necessari e modificarne le proprietà. ONLYOFFICE Docs funziona con DOCXF, il proprio formato per i modelli di modulo. Pertanto, quando crei un modulo, crei un file DOCX che puoi modificare e persino condividere con altri per scopi collaborativi.

Quando il tuo modulo DOCXF è pronto, puoi salvarlo come OFORM. Questa è un'altra estensione di file sviluppata dal team di OnlyOffice. Questo formato viene utilizzato per moduli compilabili pronti all'uso. La particolarità principale di OFORM è che tale file non può essere modificato se non inserendo dati nei campi.

Pertanto, quando apri un file OFORM, non vedrai nessuno strumento di modifica. Potrai navigare tra i campi esistenti ed inserire i dati richiesti. Una volta completato il file OFORM, puoi salvarlo come PDF e scaricarlo direttamente dall'interfaccia dell'editor.

Utilizza autorizzazioni di condivisione aggiuntive

Oltre alle autorizzazioni standard di condivisione file, ONLYOFFICE Docs offre una serie di diritti di accesso avanzati che puoi utilizzare durante la condivisione di un file Office con altri utenti:

• Con l'accesso completo puoi fare quello che vuoi.
• Con Solo visualizzazione è possibile aprire il file per la visualizzazione ma la modifica è vietata.
• Con Commenti è possibile visualizzare il file e lasciare commenti su di esso.
• Con Revisione è possibile utilizzare la modalità Traccia modifiche.
• Con il filtro personalizzato, gli altri utenti non potranno modificare il filtro stabilito durante la modifica del foglio di calcolo condiviso.

Nextcloud ti consente di condividere file di Office utilizzando il trascinamento in Talk. Tutti i partecipanti alla chat avranno accesso al file condiviso.

Converti documenti Office nei formati OOXML

ONLYOFFICE Docs include anche funzionalità di conversione. Quindi, se hai documenti Office diversi da OOXML, puoi convertirli con un clic. L'elenco dei formati compatibili per la conversione è davvero lungo e comprende DOC, DOCM, DOT, DOTX, EPUB, HTM, HTML, ODP, ODT, POT, POTM, POTX, PPS, PPSM, PPSX, PPT, PPTM, RTF, XLS, XLSM, XLT, XLTM, XLTX.

Senza conversione in OOXML, puoi aprire tali file solo per visualizzarli. Se desideri convertire un file non OOXML, fai clic con il pulsante destro del mouse e seleziona l'opzione Converti con OnlyOFFICE. Successivamente, potrai aprirlo e modificarlo senza limitazioni.

Proteggi i tuoi documenti

Quando si tratta di protezione dei documenti, ONLYOFFICEN Docs ha alcune funzionalità davvero interessanti. Il modo più semplice per impedire l'accesso non autorizzato al tuo documento è impostare una password complessa. Quando aprirai il documento, dovrai inserire la password ogni volta. Ciò è molto utile se c'è il rischio che qualcuno possa accedere al tuo dispositivo quando sei temporaneamente lontano da esso.

Un'altra caratteristica di sicurezza è la possibilità di aggiungere filigrane. ONLYOFFICE Docs ti consente di aggiungere una filigrana di testo o utilizzare un'immagine per proteggere i tuoi file di Office. Nell'impostazioneLYONOFFICE, puoi anche decidere se vuoi che le filigrane vengano visualizzate durante la condivisione dei file con la visualizzazione protetta.

Per gli utenti avanzati, c'è qualcosa di più sofisticato. ONLYOFFICE Docs utilizza Jason Web Token (JWT), quindi puoi abilitare questa tecnologia e configurare il tuo token per fornire il massimo livello di sicurezza. Leggi la documentazione ufficiale se vuoi sapere di JWT in OnlyOffice Docs.

Come puoi vedere, Netxcloud è un'eccellente piattaforma per la gestione dei documenti e la condivisione di file. Tuttavia, diventa molto più potente quando lo integri con ONLYOFFICE Docs. La soluzione combinata può svolgere tutte le attività d'ufficio e ti consente di creare un ambiente collaborativo sicuro sul tuo computer locale.