Come proteggere i documenti con una firma digitale in ONLYOFFICE Desktop Editors v.6.2

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1. Parte 1: Aggiunta di una firma digitale invisibile
2. Parte 2: Aggiunta di una riga per la firma
3. Parte 3: rimozione delle firme digitali

ONLYOFFICE Desktop Editors è una suite per ufficio open source gratuita che contiene visualizzatori ed editor per documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni. Insieme al lavoro offline, è possibile connettere l'app al cloud (ONLYOFFICE, Nextcloud, ownCloud, Seafile) e collaborare ai documenti online. Il repository di codice è disponibile su GitHub con licenza AGPL v.3.0.

La recente versione 6.2 di ONLYOFFICE Desktop Editor ha apportato molti aggiornamenti:

• Firma digitale per verificare che il contenuto del documento provenga da te e non ci siano alterazioni.
• Possibilità di connettere l'app a Seafile per la collaborazione sui documenti online.
• Documentazione API che consente agli sviluppatori di connettere l'app a DMS di terze parti.
• Convalida dei dati per controllare i parametri delle informazioni inserite nelle celle da altri utenti.
• Indice delle figure nei documenti per organizzare facilmente le illustrazioni e navigare tra di esse.
• Slicer per tabelle pivot per indicare lo stato del filtro per capire quali dati sono attualmente visualizzati.
• Possibilità di impostare un formato numerico personalizzato per le celle.
• Nuove funzioni: GROWTH, TREND, LOGEST, UNIQUE, MUNIT e RANDARRAY.
• Nuove opzioni di correzione nelle presentazioni per scegliere se utilizzare la correzione automatica durante la digitazione.

In questo tutorial impareremo come utilizzare una firma digitale in ONLYOFFICE Desktop Editor per proteggere i tuoi documenti.

Se non conosci l'app desktop ONLYOFFICE, scopri come installarla sulla tua macchina Ubuntu da queste istruzioni.

Nota: per poter firmare digitalmente i documenti, è necessario un certificato di firma emesso dall'autorità di certificazione. I certificati forniscono le chiavi utilizzate per convalidare l'autenticità delle firme digitali.

Parte 1: Aggiunta di una firma digitale invisibile

• Crea un nuovo file o apri quello esistente con ONLYOFFICE Desktop Editors.
• Passa alla scheda Protezione.
• Fai clic sulla freccia accanto al pulsante Firma.
• Seleziona l'opzione Aggiungi firma digitale.
• Nella finestra aperta, inserisci lo scopo della firma del documento.
• Seleziona un certificato digitale (file .crt e .key) e fai clic su OK.

Una volta fatto, il tuo documento è firmato e protetto dalla modifica.

Questo tipo di firma non è visibile nel testo, ma puoi trovarne i dettagli e le impostazioni sulla barra degli strumenti a destra, incluso il nome del proprietario del certificato, la data e l'ora di aggiunta della firma, nonché le opzioni per rimuoverla o applicarne un'altra .

Se qualcuno decide di apportare modifiche al documento firmato, viene visualizzato un messaggio di avviso che informa che il file è protetto. Facendo comunque clic su Modifica, rendono la firma non valida, quindi saprai che il contenuto è stato modificato intenzionalmente.

Parte 2: Aggiunta di una riga della firma

Una riga della firma è visibile nel testo del documento e consente di richiedere firme da altri utenti.

• Crea un nuovo file o apri quello esistente con ONLYOFFICE Desktop Editors.
• Posiziona il cursore del mouse nel punto in cui desideri che appaia una firma.
• Passa alla scheda Protezione.
• Fai clic sulla freccia accanto al pulsante Firma.
• Seleziona l'opzione Aggiungi riga della firma.
• Nella finestra aperta, compila i campi richiesti: Nome, Titolo del firmatario, E-mail e Istruzioni per il firmatario.
• Se necessario, seleziona la casella Mostra la data della firma nella riga della firma.
• Fai clic su OK e salva il documento.

Al termine, la riga della firma appare nel documento. Puoi firmare tu stesso il documento e chiedere ad altri utenti di farlo.

È anche possibile aggiungere più righe di firma in base al numero di firmatari. Se vuoi sia richiedere le firme che firmare il documento tu stesso, devi prima aggiungere tutte le righe della firma e poi firmare il documento.

Se i membri del tuo team ricevono un documento che richiede la loro firma, vedranno una finestra pop-up sulla barra laterale destra che li informa che il documento deve essere firmato.

Per firmare il documento con questo tipo di firma, fare doppio clic sulla riga della firma e selezionare Firma nel menu aperto.

Puoi inserire il tuo nome nel campo Inserisci nome firmatario e formattare il testo scegliendo il tipo e la dimensione del carattere necessari, oppure fare clic sul pulsante Seleziona immagine e caricare un'immagine che desideri utilizzare come firma.

Quindi, visualizza in anteprima la tua firma, seleziona un certificato digitale (file .crt e .key) e fai clic su OK. Una volta pronto, il documento è protetto dalle modifiche e tutti possono vedere le firme digitali aggiunte.

Parte 3: Rimozione delle firme digitali

Per modificare un documento protetto, fai clic sull'opzione Modifica comunque nella finestra a comparsa sul pannello di destra. In questo caso, tutte le firme digitali aggiunte verranno rimosse.

In alternativa, puoi rimuovere tutte le firme tramite la scheda File. Vai alla sezione Proteggi nella barra laterale sinistra e scegli l'opzione Modifica documento.

Per rimuovere una delle numerose firme contenute nel documento:

• Fai clic sull'icona Impostazioni firma nella barra laterale destra.
• Fai clic sulla freccia accanto alla firma specifica.
• Scegli l'opzione Rimuovi firma dal menu.

È tutto! Ora puoi garantire un livello di sicurezza più elevato per i tuoi documenti utilizzando le firme digitali.