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3 regole della posta elettronica a cui attenersi nel 2021


L'e-mail non è una messaggistica istantanea. Evita che la posta elettronica costituisca un'interruzione costante seguendo queste regole.

Negli anni precedenti, questa serie annuale copriva le singole app. Quest'anno esamineremo soluzioni all-in-one oltre a strategie per aiutare nel 2021. Benvenuti al secondo giorno dei 21 giorni di produttività del 2021.

Come molti di noi, ho un rapporto di amore/odio con la posta elettronica. La posta elettronica è stata uno dei primi mezzi di comunicazione sulla proto-Internet, sulle LAN aziendali e sull'ecosistema BBS dial-up. La posta elettronica era, ed è tuttora, uno dei principali mezzi di corrispondenza elettronica. Viene utilizzato per comunicazioni aziendali, commercio, notifiche, collaborazione e un sacco di cose utili.

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Client di posta elettronica Mutt, CC-By-NA di Kevin Sonney

Molte persone hanno una percezione errata della posta elettronica. L'e-mail non è una piattaforma di messaggistica istantanea. A volte può sembrare che l'e-mail sia un messaggio istantaneo in cui una persona può inviare un messaggio, visualizzarlo dall'altra parte del mondo quasi immediatamente e ricevere una risposta in pochi minuti. Per questo motivo, possiamo cadere nella mentalità secondo cui dobbiamo avere il nostro programma di posta elettronica sempre attivo e, non appena arriva qualcosa, dobbiamo guardarlo e rispondere immediatamente.

L'e-mail è stata progettata in base al principio secondo cui una persona invia un messaggio e il destinatario risponde quando può. Sì, ci sono indicatori per le email urgenti e ad alta priorità e i nostri programmi di posta elettronica dispongono di notifiche per avvisarci quando arriva nuova posta, ma in realtà non erano pensate per causare lo stress che causano a molte persone oggi.

COSÌ. Molti. E-mail., CC-By-NA di Kevin Sonney 

Si dice generalmente che per ogni interruzione ricevuta da una persona, siano necessari almeno 15 minuti affinché il suo processo di pensiero si concentri nuovamente sull'attività interrotta. È diventato comune sul posto di lavoro (e a casa!) lasciare che la posta elettronica sia una di quelle interruzioni. Non è necessario che lo sia, né è stato progettato per esserlo. Ho adottato un paio di regole per evitare che la posta elettronica costituisca un'interruzione che mi impedisca di portare a termine le cose.

Regola 1: l'e-mail non è una piattaforma di avviso. È normale che gli utenti della tecnologia configurino piattaforme di monitoraggio e avviso che inviino tutte le notifiche via e-mail. L'ho riscontrato in quasi tutti i luoghi di lavoro in cui sono stato negli ultimi 15 anni e ho trascorso i primi mesi a cambiarlo. Esistono molte buone piattaforme e servizi per gestire gli avvisi. La posta elettronica non è una di queste.

Regola 2: non aspettarti una risposta per almeno 24 ore. Quanti di noi hanno ricevuto una telefonata che ci chiede se abbiamo già ricevuto un'e-mail e se abbiamo domande a riguardo? Lo so. Lavora per stabilire aspettative sul posto di lavoro, o con le persone a cui invii spesso e-mail, in modo che le risposte a volte siano rapide, a volte no. Se qualcosa è veramente urgente, dovrebbero usare qualche altro metodo di comunicazione.

Regola 3: controlla la posta elettronica ogni poche ore, non costantemente. Ammetto che questo è difficile ma mi dà la massima tranquillità. Quando lavoro o cerco di concentrarmi su qualcosa come la scrittura, chiudo il programma di posta elettronica (o la scheda del browser) e lo ignoro finché non ho finito. Nessuna notifica, nessun indicatore che ci siano 20 nuovi messaggi in attesa, nessuna interruzione. Ci è voluto un po' di impegno per superare la FOMO (Fear Of Missing Out) quando ho iniziato a farlo, ma col tempo è diventato più facile. Trovo che quando riapro la mia posta elettronica, posso concentrarmi su di essa e non preoccuparmi di ciò che potrei o dovrei fare invece.

Spero che queste tre regole possano aiutarti tanto quanto hanno aiutato me. Nei prossimi giorni avrò più cose che mi hanno aiutato a gestire la mia posta elettronica.

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