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5 suggerimenti di collaborazione per utilizzare un'alternativa open source a Google Docs


La scrittura e la modifica collaborativa sono un gioco da ragazzi quando metti a frutto queste funzionalità di OnlyOffice.

LYONOFFICE Docs è un'alternativa open source self-hosted a Microsoft Office e Google Docs per collaborare su documenti, fogli di calcolo e presentazioni in tempo reale.

Di seguito sono riportati i cinque modi più importanti in cui OnlyOffice Docs mi aiuta a organizzare il mio lavoro collaborativo.

1. Integrazione con l'archiviazione dei documenti

LYONOFFICE Docs è estremamente flessibile nel modo in cui puoi archiviare i documenti. Per impostazione predefinita, puoi utilizzare OnlyOffice Docs all'interno di uno spazio di lavoro OnlyOffice. Ciò fornisce una soluzione di produttività per la gestione di documenti e progetti. È il modo chiaro di utilizzare OnlyOffice Docs perché è incluso; quando ne installi uno, ottieni l'altro.

Tuttavia, la suite completa di OnlyOffice può essere integrata con ownCloud, Nextcloud e altre popolari piattaforme di sincronizzazione e condivisione. Connettori utili sono disponibili nell'app store ufficiale della tua piattaforma di condivisione o su GitHub.

Infine, poichéLYONOFFICE è open source, gli sviluppatori di app web sono liberi di integrareLYONOFFICE Docs nelle loro applicazioni utilizzando l'API diLYONOFFICE.

2. Gestisci le autorizzazioni dei documenti

In OnlyOFFFICE Docs, puoi differenziare cosa possono fare i tuoi compagni di squadra quando aprono documenti condivisi. Puoi concedere loro l'autorizzazione per visualizzare, modificare o condividere file o eseguire azioni specifiche: lasciare commenti, suggerire modifiche in modalità revisione, compilare determinati campi, ecc. Differenziare le autorizzazioni dei documenti può aiutare a strutturare e proteggere la tua collaborazione.

(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)

Le autorizzazioni a tua disposizione dipendono dal tuo sistema di gestione dei documenti. In OnlyOFFICE Workspace e ownCloud, puoi condividere file con tutte le autorizzazioni elencate sopra, inoltre otterrai un'autorizzazione aggiuntiva per i fogli di calcolo (Filtro personalizzato in OnlyOFFICE o Modifica filtro in ownCloud). L'autorizzazione di filtro ti consente di decidere se i filtri applicati da un utente devono influenzare solo quella persona o tutti. Se ti stai integrando con Nextcloud o, ad esempio, Seafile, ottieni meno opzioni di autorizzazione.

Se stai integrando la suite e desideri aggiungere ulteriori autorizzazioni, la tua app deve consentire la registrazione di nuovi attributi di condivisione (come la possibilità di limitare il download, la stampa o la copia del contenuto del documento negli appunti), come descritto nella documentazione dell'API.

3. Vera collaborazione

Il set di strumenti di lavoro collaborativo è sostanzialmente lo stesso per tutti gli ambienti. Hai commenti per aggiungere note, suggerimenti o domande per le persone che lavorano insieme su un documento. OnlyOFFICE ha questo, ovviamente, ma si sforza di fornire alcune funzionalità extra quando possibile. Ad esempio, in OnlyOFFICE Workspace, puoi aggiungere rapidamente menzioni digitando + o @ seguito dal nome di un utente per attirare l'attenzione di una persona specifica sul tuo commento.

(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)

C'è anche una funzione di chat per discutere rapidamente qualcosa con i compagni di squadra senza passare a un'app di messaggistica (tieni presente che la cronologia della chat viene cancellata quando chiudi un documento).

Tieni traccia delle modifiche consente di rivedere i documenti suggerendo modifiche. Tutte le modifiche apportate in questa modalità vengono evidenziate e il proprietario e gli utenti con accesso completo alla modifica possono accettarle o rifiutarle o visualizzare in anteprima il documento con tutte le modifiche accettate o rifiutate.

Ciò che è importante nel lavoro collaborativo in OnlyOffice Docs è che gli utenti che lavorano simultaneamente sugli stessi documenti possono impostare preferenze individuali (ad esempio, abilitare la traccia delle modifiche o il controllo ortografico, visualizzare caratteri non stampabili, ingrandire e rimpicciolire il documento e così via) senza disturbare l'un l'altro.

4. Controllo della versione

Il controllo delle versioni è così importante che interi settori si sono sviluppati attorno a questo processo. Per gli sviluppatori, scrivere senza il controllo di revisione in stile Git può essere inquietante. Per i creatori di contenuti, l'invio reciproco delle revisioni tramite e-mail diventa complicato e confuso.

LYONOFFICE Docs consente di visualizzare la cronologia delle versioni di un documento nell'editor. Le modifiche e l'autore che le ha apportate sono evidenziati in diversi colori. La disponibilità di questa funzionalità è determinata dal sistema di gestione dei documenti che utilizzi; la cronologia delle versioni è disponibile per l'integrazione di OnlyOffice Workspace, Nextcloud e ownCloud.

(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)

5. Modificare la modalità di co-editing in tempo reale

Esistono due modi per modificare congiuntamente un documento in tempo reale in OnlyOffice Docs. Si chiamano modalità Veloce e Rigida e sono disponibili indipendentemente da come integri OnlyOffice nella tua toolchain.

La modalità veloce ti consente di vedere le modifiche dei tuoi coautori mentre digitano. Le tue modifiche vengono mostrate immediatamente anche agli altri.

In modalità Massima, blocchi il documento su cui stai lavorando e nessuno può vedere cosa stai digitando finché non fai clic su Salva. Puoi vedere quali parti del documento sono bloccate dai coautori, ma non puoi vedere cosa stanno facendo finché non salvano.

Quando collabori su un documento in una di queste modalità, il comando Ctrl+Z (annulla) influisce solo sul tuo lavoro, quindi le azioni dei tuoi coautori non vengono influenzate.

Bonus: opzioni di sicurezza

A seconda del tuo ambiente, troverai diverse opzioni per proteggere la collaborazione sui documenti.

LYONOFFICE Workspace offre il set di strumenti di sicurezza standard, con HTTPS, backup, autenticazione a due fattori, accesso sicuro e un'opzione per crittografare i dati inattivi. Una funzionalità che, secondo OnlyOFFICE, non ha controparti si chiama Stanze private.

Una stanza privata è una cartella a cui è possibile accedere solo tramite l'app desktop. Ogni file Office creato e archiviato viene crittografato utilizzando l'algoritmo AES-265. Tutto ciò che digiti, ogni lettera, ogni numero, ogni simbolo, viene crittografato immediatamente, anche se stai collaborando in tempo reale.

(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)

LYONOFFICE Docs utilizza anche JSON Web Token (JWT) per la sicurezza. I redattori richiedono una firma crittografata per verificare chi può accedere al documento e cosa può farci. Attualmente, JWT è implementato per OnlyOFFICE Workspace e per le integrazioni Nextcloud, ownCloud, Alfresco, Confluence, HumHub e Nuxeo, oltre ai loro strumenti di sicurezza integrati.

In un'integrazione Nextcloud, puoi anche inserire filigrane per proteggere i documenti sensibili. Le filigrane sono abilitate da un amministratore e non possono essere rimosse da un documento.

(Nadya Knyazeva, CC BY-SA 4.0)

Così tante funzionalità

Ci sono molte altre funzionalità in OnlyOffice che potranno essere raccolte in un unico articolo. Se stai cercando un'alternativa open source agli strumenti di collaborazione Microsoft o Google,LYONOFFICE è l'opzione più potente che io conosca. Provalo e fammi sapere nei commenti cosa ne pensi di OnlyOffice Docs come strumento di collaborazione.

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